Datenschutzordnung der Freiwilligen Feuerwehr Petersberg e.V.
Datenschutzordnung der Freiwilligen Feuerwehr Petersberg e.V.
Abschnitt I: Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Freiwillige Feuerwehr Petersberg e.V. (Verein), Landwehr 17, 36100 Petersberg verarbeitet -
auch automatisiert - personenbezogene Daten der Mitglieder bzw. seiner (gesetzlichen) Vertreter.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf das Mitglied beziehen. Zu diesen
personenbezogenen Daten zählen insbesondere Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung,
Kontaktdaten (Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse), Geschlecht, Geburtsdatum,
Führerscheinklasse, Beruf, ggf. Namen und Vornamen von Erziehungsberechtigten bei
Minderjährigen, Lizenz(en), Funktion(en) im Verein, Dienstgrade in der aktiven Wehr,
Auszeichnungen und Ehrungen, sowie Daten zu durchgeführten feuerwehrtechnischen
Ausbildungen, Untersuchungen und Prüfungen.
EineVerarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das
Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder
Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung,
Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die
Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt durch den Verein ausschließlich
a) zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins,
b) zur Identifizierung und Verwaltung des Mitgliederbestandes,
c) zur Erfüllung der Rechte und Pflichten aus der Mitgliedschaft zum Verein,
d) zur Abwicklung von eventuell vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der
Geltendmachung sonstiger etwaiger Ansprüche,
e) zur Präsentation des Vereins in den Medien (z.B. im World Wide Web auf der Homepage
des Vereins),
f) in den sonstigen nach dieser Datenschutzordnung zugelassenen Fällen.
Darüber hinaus verarbeitet der Verein Daten von (vereinsfremden) Dritten (z.B. Dienstleistern,
Behörden) soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich ist und
keine besonderen Schutzbedürfnisse des Betroffenen einer Verarbeitung entgegenstehen bzw. die
Verarbeitung zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages oder einer rechtlichen Verpflichtung
dient.
Soll die Verarbeitung personenbezogener Daten eines Minderjährigen unter 16 Jahren erfolgen, ist,
sofern eine Einwilligung erforderlich ist, auch die Einwilligung des Trägers der elterlichen
Verantwortung einzuholen.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist darauf zu achten, dass diese dem Zweck
angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß
beschränkt ist (Datenminimierung).
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu einem anderen als den vorstehend genannten
Zwecken ist untersagt, es sei denn, der Betroffene hat in die Verarbeitung seiner
personenbezogenen Daten eingewilligt.Abschnitt II: Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten
Werden personenbezogene Daten erhoben, ist der Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung
entsprechend den Vorgaben des Art. 13 DSGVO zu informieren.
Personenbezogene Daten (z.B. Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum,
Kontoverbindung) werden vom Verein insbesondere bei dem Beitritt eines Mitglieds erhoben und
gespeichert. Die Verarbeitung dient hierbei der Erfüllung der wechselseitigen Rechte und Pflichten
aus der Mitgliedschaft.
Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere mit Ausfüllen und Verarbeiten
des Mitgliedschaftsantrages. Daher ist das beiliegende Informationsblatt (Anl. 1) stets gemeinsam
mit dem Mitgliedsantrag dem Mitgliedschafts-Anwärter auszuhändigen.
Abschnitt III: Auftritt in den Medien
Der Verein stellt der Presse und auf seiner Internetpräsenz im World Wide Web, und zwar auf der
Homepage (derzeitige Adresse: https://www.feuerwehr-petersberg.de ) und einem Facebook-Profil
(derzeitige?Adresse:?https://de-de.facebook.com/pages/category/Fire-Station/FeuerwehrPetersberg-346789245376258/), sowie auf anderen vergleichbaren Social-Media-Plattformen, z.B.
Instagram, Foto-/Filmaufnahmen sowie Mitteilungen über die Vereinstätigkeit zur Verfügung.
Dies umfasst insbesondere:
- Veröffentlichung von Foto-/Filmaufnahmen, auf denen das Mitglied wesentlich oder
mitwesentlich im Mittelpunkt steht,
- Namentliche Nennung der Person in Medien/Internet anlässlich von Ehrungen,
Auszeichnungen oder Ähnlichem,
- Namentliche Nennung der Person in Berichten über die Vereinstätigkeit.
Hierfür ist die Einwilligung des Mitglieds erforderlich. Diese Einwilligung soll mit der beiliegenden
Einwilligungserklärung eingeholt werden. Vor der Veröffentlichung von Fotos oder der
namentlichen Nennung des Mitglieds in Medien, Internet oder Berichten ist stets zu prüfen, ob das
Mitglied hierin eingewilligt hat.
Bei Neumitgliedern soll die Einwilligung zu Beginn der Mitgliedschaft eingeholt werden. Hierzu
soll die beiliegende Einwilligungserklärung (Anl. 2) bereits gemeinsam mit dem Mitgliedsantrag
und dem Informationsblatt dem Mitgliedschafts-Anwärter ausgehändigt werden.
Bei Bestandsmitgliedern soll die Einwilligung nachträglich, spätestens jedoch vor einer etwaigen
Veröffentlichung eingeholt werden.
Sofern ohne Einwilligung des Mitglieds Fotos veröffentlicht oder das Mitglied namentlich benannt
wird, ist umgehend die Zustimmung des Mitglieds einzuholen. Sollte die Zustimmung nicht erteilt
werden, ist umgehend möglichst die Löschung der Veröffentlichung vorzunehmen.
Abschnitt IV: Empfänger personenbezogener Daten
Empfänger personenbezogener Daten sind nur Mitglieder und Beschäftigte, deren Tätigkeit einen
Zugriff auf diese personenbezogene Daten erfordert. Hierzu zählen insbesondere der Vorstand, der
Kassenführer, der Kassenprüfer und der Protokollführer. Mögliche Empfänger der Daten der
Mitglieder sind darüber hinaus Personen und Stellen, die bei Erfüllung der Pflichten aus dem
Mitgliedschaftsverhältnisses kontaktiert werden müssen. Nur soweit dies nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO für die Abwicklung von Mitgliedschaftsverhältnissen erforderlich
ist, werden daher personenbezogenen Daten auch an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört
insbesondere die Weitergabe an Kreis-, Landes- und/oder Bundesdachverbände. Darüber hinauskönnen personenbezogene Daten an die Presse (z.B. namentliche Nennung der Person in Medien
anlässlich von Ehrungen, Auszeichnungen o.Ä.) weitergegeben werden, soweit hierzu eine
Einwilligung vorliegt. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den
genannten Zwecken verwendet werden.
Abschnitt V: Art. 13 Abs. 2 lit. a) DSGVO: Dauer der Speicherung
Eine unbegrenzte Speicherung ist unzulässig.
Sollten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Datenlöschung entgegenstehen und die
Daten für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sein, sind die verarbeiteten
personenbezogenen Daten nach Weisung des Vorstands zu löschen.
Die Daten werden nicht gelöscht, solange und soweit der Verein nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 it. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder das Mitglied in eine
darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt hat.
Abschnitt VI: Rechte der betroffenen Personen
Macht ein Betroffener, dessen personenbezogene Daten von dem Verein gespeichert wurden, ein
Recht gemäß Art. 14 ff. DSGVO (z.B. Auskunftsrecht, Recht auf Löschung oder Berichtigung)
hinsichtlich dieser Daten geltend, ist hierüber der Vorstand umgehend zu informieren. Der
Vorstand prüft sodann, ob der Anspruch des Betroffenen begründet ist und entscheidet über die
weitere Vorgehensweise. Anderen Mitgliedern außer dem Vorstand ist es nicht gestattet, dem
Betroffenen Auskunft zu erteilen oder sonstige Veranlassungen zu treffen.
Abschnitt VII: Weiterverarbeitung für andere Zwecke
Der Verein verarbeitet personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung seiner Pflichten aus
dem Mitgliedschaftsverhältnis und im Rahmen dieser Datenschutzordnung (siehe Abschnitt I).
Abschnitt VIII: Wirksamkeit
Diese Datenschutzordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Anlagen
1. Informationsblatt
2. Einwilligungserklärung
Abschnitt I: Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Freiwillige Feuerwehr Petersberg e.V. (Verein), Landwehr 17, 36100 Petersberg verarbeitet -
auch automatisiert - personenbezogene Daten der Mitglieder bzw. seiner (gesetzlichen) Vertreter.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf das Mitglied beziehen. Zu diesen
personenbezogenen Daten zählen insbesondere Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung,
Kontaktdaten (Telefonnummer, Fax, E-Mail-Adresse), Geschlecht, Geburtsdatum,
Führerscheinklasse, Beruf, ggf. Namen und Vornamen von Erziehungsberechtigten bei
Minderjährigen, Lizenz(en), Funktion(en) im Verein, Dienstgrade in der aktiven Wehr,
Auszeichnungen und Ehrungen, sowie Daten zu durchgeführten feuerwehrtechnischen
Ausbildungen, Untersuchungen und Prüfungen.
EineVerarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das
Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder
Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung,
Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die
Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt durch den Verein ausschließlich
a) zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins,
b) zur Identifizierung und Verwaltung des Mitgliederbestandes,
c) zur Erfüllung der Rechte und Pflichten aus der Mitgliedschaft zum Verein,
d) zur Abwicklung von eventuell vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der
Geltendmachung sonstiger etwaiger Ansprüche,
e) zur Präsentation des Vereins in den Medien (z.B. im World Wide Web auf der Homepage
des Vereins),
f) in den sonstigen nach dieser Datenschutzordnung zugelassenen Fällen.
Darüber hinaus verarbeitet der Verein Daten von (vereinsfremden) Dritten (z.B. Dienstleistern,
Behörden) soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich ist und
keine besonderen Schutzbedürfnisse des Betroffenen einer Verarbeitung entgegenstehen bzw. die
Verarbeitung zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages oder einer rechtlichen Verpflichtung
dient.
Soll die Verarbeitung personenbezogener Daten eines Minderjährigen unter 16 Jahren erfolgen, ist,
sofern eine Einwilligung erforderlich ist, auch die Einwilligung des Trägers der elterlichen
Verantwortung einzuholen.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist darauf zu achten, dass diese dem Zweck
angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß
beschränkt ist (Datenminimierung).
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu einem anderen als den vorstehend genannten
Zwecken ist untersagt, es sei denn, der Betroffene hat in die Verarbeitung seiner
personenbezogenen Daten eingewilligt.Abschnitt II: Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten
Werden personenbezogene Daten erhoben, ist der Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung
entsprechend den Vorgaben des Art. 13 DSGVO zu informieren.
Personenbezogene Daten (z.B. Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum,
Kontoverbindung) werden vom Verein insbesondere bei dem Beitritt eines Mitglieds erhoben und
gespeichert. Die Verarbeitung dient hierbei der Erfüllung der wechselseitigen Rechte und Pflichten
aus der Mitgliedschaft.
Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere mit Ausfüllen und Verarbeiten
des Mitgliedschaftsantrages. Daher ist das beiliegende Informationsblatt (Anl. 1) stets gemeinsam
mit dem Mitgliedsantrag dem Mitgliedschafts-Anwärter auszuhändigen.
Abschnitt III: Auftritt in den Medien
Der Verein stellt der Presse und auf seiner Internetpräsenz im World Wide Web, und zwar auf der
Homepage (derzeitige Adresse: https://www.feuerwehr-petersberg.de ) und einem Facebook-Profil
(derzeitige?Adresse:?https://de-de.facebook.com/pages/category/Fire-Station/FeuerwehrPetersberg-346789245376258/), sowie auf anderen vergleichbaren Social-Media-Plattformen, z.B.
Instagram, Foto-/Filmaufnahmen sowie Mitteilungen über die Vereinstätigkeit zur Verfügung.
Dies umfasst insbesondere:
- Veröffentlichung von Foto-/Filmaufnahmen, auf denen das Mitglied wesentlich oder
mitwesentlich im Mittelpunkt steht,
- Namentliche Nennung der Person in Medien/Internet anlässlich von Ehrungen,
Auszeichnungen oder Ähnlichem,
- Namentliche Nennung der Person in Berichten über die Vereinstätigkeit.
Hierfür ist die Einwilligung des Mitglieds erforderlich. Diese Einwilligung soll mit der beiliegenden
Einwilligungserklärung eingeholt werden. Vor der Veröffentlichung von Fotos oder der
namentlichen Nennung des Mitglieds in Medien, Internet oder Berichten ist stets zu prüfen, ob das
Mitglied hierin eingewilligt hat.
Bei Neumitgliedern soll die Einwilligung zu Beginn der Mitgliedschaft eingeholt werden. Hierzu
soll die beiliegende Einwilligungserklärung (Anl. 2) bereits gemeinsam mit dem Mitgliedsantrag
und dem Informationsblatt dem Mitgliedschafts-Anwärter ausgehändigt werden.
Bei Bestandsmitgliedern soll die Einwilligung nachträglich, spätestens jedoch vor einer etwaigen
Veröffentlichung eingeholt werden.
Sofern ohne Einwilligung des Mitglieds Fotos veröffentlicht oder das Mitglied namentlich benannt
wird, ist umgehend die Zustimmung des Mitglieds einzuholen. Sollte die Zustimmung nicht erteilt
werden, ist umgehend möglichst die Löschung der Veröffentlichung vorzunehmen.
Abschnitt IV: Empfänger personenbezogener Daten
Empfänger personenbezogener Daten sind nur Mitglieder und Beschäftigte, deren Tätigkeit einen
Zugriff auf diese personenbezogene Daten erfordert. Hierzu zählen insbesondere der Vorstand, der
Kassenführer, der Kassenprüfer und der Protokollführer. Mögliche Empfänger der Daten der
Mitglieder sind darüber hinaus Personen und Stellen, die bei Erfüllung der Pflichten aus dem
Mitgliedschaftsverhältnisses kontaktiert werden müssen. Nur soweit dies nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO für die Abwicklung von Mitgliedschaftsverhältnissen erforderlich
ist, werden daher personenbezogenen Daten auch an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört
insbesondere die Weitergabe an Kreis-, Landes- und/oder Bundesdachverbände. Darüber hinauskönnen personenbezogene Daten an die Presse (z.B. namentliche Nennung der Person in Medien
anlässlich von Ehrungen, Auszeichnungen o.Ä.) weitergegeben werden, soweit hierzu eine
Einwilligung vorliegt. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den
genannten Zwecken verwendet werden.
Abschnitt V: Art. 13 Abs. 2 lit. a) DSGVO: Dauer der Speicherung
Eine unbegrenzte Speicherung ist unzulässig.
Sollten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Datenlöschung entgegenstehen und die
Daten für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sein, sind die verarbeiteten
personenbezogenen Daten nach Weisung des Vorstands zu löschen.
Die Daten werden nicht gelöscht, solange und soweit der Verein nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 it. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder das Mitglied in eine
darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt hat.
Abschnitt VI: Rechte der betroffenen Personen
Macht ein Betroffener, dessen personenbezogene Daten von dem Verein gespeichert wurden, ein
Recht gemäß Art. 14 ff. DSGVO (z.B. Auskunftsrecht, Recht auf Löschung oder Berichtigung)
hinsichtlich dieser Daten geltend, ist hierüber der Vorstand umgehend zu informieren. Der
Vorstand prüft sodann, ob der Anspruch des Betroffenen begründet ist und entscheidet über die
weitere Vorgehensweise. Anderen Mitgliedern außer dem Vorstand ist es nicht gestattet, dem
Betroffenen Auskunft zu erteilen oder sonstige Veranlassungen zu treffen.
Abschnitt VII: Weiterverarbeitung für andere Zwecke
Der Verein verarbeitet personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung seiner Pflichten aus
dem Mitgliedschaftsverhältnis und im Rahmen dieser Datenschutzordnung (siehe Abschnitt I).
Abschnitt VIII: Wirksamkeit
Diese Datenschutzordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Anlagen
1. Informationsblatt
2. Einwilligungserklärung